Preambuła:
- Idea Jarmarku Benedyktyńskiego w Jarosławskim Opactwie sięga RP 2011. Dla uczczenia 400 lat istnienia Opactwa zorganizowaliśmy wówczas jego pierwszą edycję. Największe zasługi mają w tym względzie Stanisław Machała i Krystyna Trojanowska.
- Od tego roku organizatorem Jarmarku pozostaje klaster “Jarosławskie Opactwo”, w skład którego wchodzą: Ośrodek Kultury i Formacji Chrześcijańskiej im. Służebnicy Bożej Anny Jenke, Rektorat Kościoła Świętego Mikołaja i Przystań Świętego Benedykta.
- Jarmark Benedyktyński nie jest wydarzeniem o charakterze stricte komercyjnym, ale kulturowo-społecznym. W jego ramach mają miejsce także wydarzenia o charakterze religijnym. Pojawiają się również elementy sportowe, rekreacyjne, turystyczne i inne.
- Bardzo zależy nam na wymiarze religijno-duchowym, stąd kierujemy się szczególną przychylnością dla wystawców ewangelizujących, z akcentami chrześcijańskimi, niekomercyjnych i prezentujących dzieła rąk własnych. Nie sprzyjamy wystawcom, którzy zamierzają tylko odsprzedawać z marżą towary zakupione u kogoś innego. Nie sprzyjamy również wystawianiu przedmiotów zdobionych symbolami okultystycznymi, magicznymi, antyteistycznymi itp.
- Organizatorem Jarmarku Wystawców w wymiarze prezentacji rękodzieła i wyrobów artystycznych jest Ośrodek Kultury i Formacji Chrześcijańskiej im. Służebnicy Bożej Anny Jenke w Jarosławiu. Rektorat Kościoła Świętego Mikołaja troszczy się o wymiar duchowy. Nad wymiarem kupieckim czuwa Przystań św. Benedykta. Osoby związane ze studiem “Ave Maria” dbają o promocję tego wydarzenia. Jarosławskie Stowarzyszenie Przyjaźni Polsko-Węgierskiej dba o wymiar międzynarodowy i transgraniczny - na ten moment jednak zawiesiło ono swoją działalność.
Zasady ogólne
- Ekspozycja stoisk rękodzieła artystycznego i wyrobów rzemiosła, producentów żywności tradycyjnej i regionalnej, zielarstwa i podobnych stanowi istotną część Jarmarku.
- Organizatorom zależy by eksponowane stoiska, wystawcy i ich produkty wpisywały się w całokształt wydarzenia religijno-kulturalnego jakim jest Jarmark. Aby znajdowały uznanie wśród gości Jarmarku i chętnych nabywców, odznaczały się różnorodnością i wysoką jakością.
- O przyjęciu zgłoszenia, przyznaniu stoiska, wyznaczeniu miejsca ekspozycji, dostępnej przestrzeni i mediów decyduje Organizator uwzględniając prośby wystawców, dostępne kramy, przestrzeń i możliwości techniczne, ale również zgodność oferty z ideą Jarmarku i różnorodność oferowanych produktów.
- Wystawcy zobowiązują się do uszanowania charakteru wydarzenia i miejsca, w którym się ono odbywa. Obejmuje to w sposób szczególny: kulturę stroju i słownictwa oraz całkowity zakaz spożywania napojów alkoholowych przez Wystawców.
- Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania państwowych przepisów prawnych, w szczególności w zakresie bezpieczeństwa wszystkich uczestników Jarmarku.
Szczegółowe warunki udziału:
- W Jarmarku – jako Wystawca – mogą brać udział osoby prywatne prowadzące działalność gospodarczą, firmy,oraz osoby stowarzyszone, zrzeszone itp.
- Warunkiem udziału jest zgłoszenie chęci uczestnictwa w Jarmarku Benedyktyńskim, zapisy są rokrocznie dostępne od 19 III do 15 VIII przez stronę internetową opactwo.pl. Po zaakceptowaniu przez organizatora asortymentu wystawcy następuje potwierdzenie poprzez pocztę elektroniczną. Zgłoszenia dokonane po 15 sierpnia umieszczane są na liście rezerwowej.
- Deklaracja zgłoszenia musi obejmować wszystkie kategorie produktów przeznaczonych do prezentacji, degustacji, sprzedaży, oferty gastronomicznej. Zabronione jest oferowanie bez zgody Organizatora produktów innych niż zgłoszone.
- Organizator zastrzega sobie prawo odmowy zgody na udział w Jarmarku bez podania przyczyny.
- Potwierdzenie uczestnictwa i logo Jarmarku zostanie przekazane przez Organizatora poprzez pocztę elektroniczną - to ostatnie na kilka dni pored wydarzeniem.
- Zobowiązuje się wystawcę do umieszczenia przesłanego logo za szybą samochodu.
- W przypadku rezygnacji wystawcy z udziału w Jarmarku prosi się o poinformowanie Organizatora (pocztą elektroniczną do dnia 31 VIII danego roku). Umożliwi to dopuszczenie wystawców z listy rezerwowej.
- Zakłada się, że każdy dysponuje maksymalnie jednym samochodem osobowym lub dostawczym (do 3.5t), wyjątki od tej reguły muszą zostać ustalone i zaakceptowane przez organizatora.
- Wystawca powinien podać w zgłoszeniu wymiary własnego stoiska (namiot, stolik), aby organizator mógł zapewnić miejsce.
- Wystawca w zgłoszeniu przedstawia również zapotrzebowanie na energię elektryczną.
Zasady wystawiania:
- Wystawca nie może bez zgody Organizatora odstąpić lub udostępnić całego lub część stoiska innym wystawcom. Możliwe jest jednak grupowe zgłoszenie udziału w Jarmarku, poprzez wspólne wynajęcie jednego stoiska.
- Wystawca nie może bez zgody Organizatora zmieniać ustawienia lub miejsca swojego stanowiska.
- Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wyznaczenia konkretnych miejsc określonym wystawcom, zgodnie z koncepcją organizacyjną i warunkami technicznymi Jarmarku.
- Wymogiem stawianym przez organizatora jest estetyczny wygląd stoiska. Wystawca aranżuje stoisko zgodnie z własną koncepcją. W przypadku naruszenia zasad współżycia społecznego i bezpieczeństwa innych osób, wystawca ma obowiązek na polecenie Organizatorów do usunięcia lub poprawy określonych elementów.
- Wystawcy chętni do prowadzenia warsztatów podczas trwania Jarmarku, proszeni są o zgłoszenie tematu i propozycji zajęć.
- Wystawca ma prawo reklamy i różnych form promocji swoich produktów w obrębie wynajętej powierzchni, o ile nie zakłóca ona toku działalności innych wystawców.
- Wystawcy są zobowiązani do posiadania aktualnych zezwoleń, badań itp wymaganych przez instytucje państwowe (PIH, US, PiP, Sanepidu, BHP, P.POŻ itp.) dla ich oferty.
Przepisy organizacyjne:
- Wystawca ma obowiązek przygotowania stoiska do godz. 11:00 w sobotę, natomiast do godz. 09:00 w niedzielę.
- W godzinach gromadzenia się wiernych na Liturgie niedzielne (ok. 30 min. przed Eucharystią) oraz opuszczania przez nich Opactwa (ok. 15 min. po zakończeniu Eucharystii) nie ma możliwości dowożenia towaru z uwagi na bardzo wąski wjazd i bramę. Msze niedzielne: 17.30 (sobota), 7.30, 10.00, 11.30 i 17.00.
- Dojazd samochodem do stoiska w celu załadunku i wyładunku oraz transport przedmiotów może być ograniczony ze względu na bezpieczeństwo uczestników Jarmarku. Należy bezwzględnie stosować się do poleceń organizatora lub wyznaczonych przez niego osób kierujących ruchem wewnątrz Opactwa.
- Ze względu na ograniczoną przestrzeń i wzmożony ruch pieszych osoby nieposiadające wystarczającego doświadczenia w kierowaniu pojazdami w takich warunkach uprasza się o niewjeżdżanie na teren Opactwa.
- Wystawca tak wystawia swój towar, aby nie blokować przejazdu alejkami.
- Obowiązuje całkowity zakaz parkowania pojazdów przy straganach, nie dotyczy to tylko samochodów chłodni.
- Samochody należy parkować wyłącznie w miejscach wskazanych przez Organizatora.
- Wystawcy ponoszą odpowiedzialność za uszkodzenia powstałe w trakcie trwania Jarmarku z ich winy.
- Wystawca jest zobowiązany pozostawić teren stoiska uporządkowany i czysty.
Informacje końcowe:
- Organizacja Jarmarku jest przedsięwzięciem kosztownym i organizacyjnie trudnym. Nie pobieramy jednak żadnych konkretnych opłat – licząc na ofiarność i zrozumienie wystawców.
- Z uwagi na licznych, także zagranicznych gości Jarmarku, nie możemy zagwarantować noclegu czy wyżywienia wystawcom. Zachęcamy natomiast do korzystania z najtańszej oferty w mieście w postaci: Domów Studenckich PWSTE.