Regulamin dla Wystawców
Preambuła:
- Idea Jarmarku Benedyktyńskiego w Jarosławskim Opactwie sięga RP 2011. Dla uczczenia 400 lat istnienia Opactwa zorganizowaliśmy wówczas jego pierwszą edycję. Największe zasługi mają w tym względzie Stanisław Machała i Krystyna Trojanowska.
- Od tego roku organizatorem Jarmarku pozostaje niezmiennie klaster “Jarosławskie Opactwo”, w skład którego wchodzą: Ośrodek Kultury i Formacji Chrześcijańskiej im. Służebnicy Bożej Anny Jenke, Rektorat Kościoła Świętego Mikołaja, Przystań Świętego Benedykta i Studio Radiowe AVE Maria.
- Jarmark Benedyktyński nie jest wydarzeniem o charakterze stricte komercyjnym, ale kulturowo-społecznym. W jego ramach mają miejsce także wydarzenia o charakterze religijnym. Pojawiają się również elementy sportowe, rekreacyjne, turystyczne i inne.
- Bardzo zależy nam na wymiarze religijno-duchowym, stąd kierujemy się szczególną przychylnością dla wystawców ewangelizujących, z akcentami chrześcijańskimi, niekomercyjnych i prezentujących dzieła rąk własnych. Nie sprzyjamy wystawcom, którzy zamierzają tylko odsprzedawać z marżą towary zakupione u kogoś innego. Nie sprzyjamy również wystawianiu przedmiotów zdobionych symbolami okultystycznymi, magicznymi, antyteistycznymi itp.
- Organizatorem Jarmarku Wystawców w wymiarze prezentacji rękodzieła i wyrobów artystycznych jest Ośrodek Kultury i Formacji Chrześcijańskiej im. Służebnicy Bożej Anny Jenke w Jarosławiu. Rektorat Kościoła Świętego Mikołaja troszczy się o wymiar duchowy. Nad wymiarem kupieckim czuwa Przystań św. Benedykta. Osoby związane ze studiem “Ave Maria” dbają o promocję tego wydarzenia. Jarosławskie Stowarzyszenie Przyjaźni Polsko-Węgierskiej wraz z Klubem Konsulów dba o wymiar międzynarodowy i transgraniczny.
Zasady ogólne
- Ekspozycja stoisk rękodzieła artystycznego i wyrobów rzemiosła, producentów żywności tradycyjnej i regionalnej, zielarstwa i podobnych stanowi istotną część Jarmarku.
- Organizatorom zależy by eksponowane stoiska, wystawcy i ich produkty wpisywały się w całokształt wydarzenia religijno-kulturalnego jakim jest Jarmark. Aby znajdowały uznanie wśród gości Jarmarku i chętnych nabywców, odznaczały się różnorodnością i wysoką jakością.
- O przyjęciu zgłoszenia, przyznaniu stoiska, wyznaczeniu miejsca ekspozycji, dostępnej przestrzeni i mediów decyduje Organizator uwzględniając prośby wystawców, dostępne kramy, przestrzeń i możliwości techniczne, ale również zgodność oferty z ideą Jarmarku i różnorodność oferowanych produktów..
- Wystawcy zobowiązują się do uszanowania charakteru wydarzenia i miejsca w którym się ono odbywa. Obejmuje to w sposób szczególny: kulturę stroju i słownictwa oraz całkowity zakaz spożywania napojów alkoholowych przez Wystawców.
- Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania państwowych przepisów prawnych, w szczególności w zakresie bezpieczeństwa wszystkich uczestników Jarmarku.
Szczegółowe warunki udziału:
- W Jarmarku – jako Wystawca – mogą brać udział osoby prywatne prowadzące działalność gospodarczą, firmy,oraz osoby stowarzyszone, zrzeszone itp.
- Warunkiem udziału jest zgłoszenie chęci uczestnictwa w Jarmarku Benedyktyńskim, zapisy są rokrocznie dostępne od 19 III do 15 VIII przez stronę internetową opactwo.pl/jarmark. Po zaakceptowaniu przez organizatora asortymentu wystawcy następuje potwierdzenie poprzez pocztę elektroniczną i umieszczenie na liście opublikowanej na tej samej stronie internetowej.
- Deklaracja zgłoszenia musi obejmować wszystkie kategorie produktów przeznaczonych do prezentacji, degustacji, sprzedaży, oferty gastronomicznej. Zabronione jest oferowanie bez zgody Organizatora produktów innych niż zgłoszone.
- Organizator zastrzega sobie prawo odmowy zgody na udział w Jarmarku bez podania przyczyny.
- Potwierdzenie uczestnictwa wraz z nadanym numerem stanowiska i logo Jarmarku zostanie przekazane przez Organizatora poprzez pocztę elektroniczną.
- Zobowiązuje się wystawcę do umieszczenia logo i numeru na stanowisku oraz za szybą samochodu.
- W przypadku rezygnacji wystawcy z udziału w Jarmarku prosi się o poinformowanie Organizatora (pocztą elektroniczną do dnia 31 VIII danego roku)
- Zakłada się, że każdy dysponuje maksymalnie jednym samochodem osobowym lub dostawczym (do 3.5t), wyjątki od tej reguły muszą zostać ustalone i zaakceptowane przez organizatora.
- Wystawca powinien podać w zgłoszeniu wymiary własnego stoiska (namiot, stolik), aby organizator mógł zapewnić miejsce.
- Wystawca w zgłoszeniu przedstawia również zapotrzebowanie na energię elektryczną.
Zasady wystawiania:
- Wystawca nie może bez zgody Organizatora odstąpić lub udostępnić całego lub część stoiska innym wystawcom. Możliwe jest jednak grupowe zgłoszenie udziału w Jarmarku, poprzez wspólne wynajęcie jednego stoiska.
- Wystawca nie może bez zgody Organizatora zmieniać ustawienia lub miejsca swojego stanowiska.
- Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wyznaczenia konkretnych miejsc określonym wystawcom, zgodnie z koncepcją organizacyjną i warunkami technicznymi Jarmarku.
- Wymogiem stawianym przez organizatora jest estetyczny wygląd stoiska. Wystawca aranżuje stoisko zgodnie z własną koncepcją. W przypadku naruszenia zasad współżycia społecznego i bezpieczeństwa innych osób, wystawca ma obowiązek na polecenie Organizatorów do usunięcia lub poprawy określonych elementów.
- Wystawcy chętni do prowadzenia warsztatów podczas trwania Jarmarku, proszeni są o zgłoszenie tematu i propozycji zajęć.
- Wystawca ma prawo reklamy i różnych form promocji swoich produktów w obrębie wynajętej powierzchni, o ile nie zakłóca ona toku działalności innych wystawców.
- Wystawcy są zobowiązani do posiadania aktualnych zezwoleń, badań itp wymaganych przez instytucje państwowe (PIH, US, PiP, Sanepidu, BHP, P.POŻ itp.) dla ich oferty.
Przepisy organizacyjne:
- Wystawca ma obowiązek przygotowania stoiska do godz. 11:00 w sobotę natomiast do godz. 09:00 w niedzielę.
- W godzinach gromadzenia się wiernych na Liturgie niedzielne (ok. 30 min. przed Eucharystią) oraz opuszczania przez nich Opactwa (ok. 15 min. po zakończeniu Eucharystii) nie ma możliwości dowożenia towaru z uwagi na bardzo wąski wjazd i bramę. Msze niedzielne: 17.30 (sobota), 7.30, 10.00, 11.30 i 17.00.
- Dojazd samochodem do stoiska w celu załadunku i wyładunku oraz transport przedmiotów może być ograniczony ze względu na bezpieczeństwo uczestników Jarmarku. Należy bezwzględnie stosować się do poleceń organizatora lub wyznaczonych przez niego osób kierujących ruchem wewnątrz Opactwa.
- Ze względu na ograniczoną przestrzeń i wzmożony ruch pieszych osoby nieposiadające wystarczającego doświadczenia w kierowaniu pojazdami w takich warunkach uprasza się o nie wjeżdżanie na teren Opactwa.
- Wystawca tak wystawia swój towar, aby nie blokować przejazdu alejkami.
- Obowiązuje całkowity zakaz parkowania pojazdów przy straganach, nie dotyczy to tylko samochodów chłodni.
- Samochody należy parkować wyłącznie w miejscach wskazanych przez Organizatora.
- Wystawcy ponoszą odpowiedzialność za uszkodzenia powstałe w trakcie trwania Jarmarku z ich winy.
- Wystawca jest zobowiązany pozostawić teren stoiska uporządkowany i czysty.
Informacje końcowe:
- Organizacja Jarmarku jest przedsięwzięciem kosztownym i organizacyjnie trudnym. Nie pobieramy jednak żadnych konkretnych opłat – licząc na ofiarność i zrozumienie wystawców.
- Z uwagi na licznych, także zagranicznych gości Jarmarku, nie możemy zagwarantować noclegu wystawcom. Ofiarowujemy tylko raz dziennie ciepły, skromny posiłek. Zachęcamy natomiast do korzystania z najtańszej oferty w mieście w postaci: Domów Studenckich PWSTE.